S/4HANA è l’ultima generazione di Business Suite di SAP, completamente riprogettata per sfruttare le potenzialità di HANA. Con S/4HANA, analytics e processi coesistono in una singola piattaforma per fornire agli utenti una user-experience completa e omogenea. Questo risultato è reso possibile dalla presenza in S/4HANA di una suite di strumenti e tecnologie definita “Embedded Analytics”.

In cosa consistono e per quale motivo hanno un ruolo cosi centrale nella proposta SAP attuale?

Premesso che ogni singola azione in una realtà di business è votata alla realizzazione di ulteriore business, gli analytics sono lo strumento informatico che consente di rappresentare l’azienda, di descriverne i principali e più significativi fenomeni consentendo a chi la guida di progettare le scelte e decidere le strade che portino sempre ad un miglioramento: dei numeri, della percezione del brand, della conoscenza interna e in generale di tutti gli aspetti che compongono l’organismo azienda.

Da questo punto di vista, il workflow più comune è: l’utente gestisce il processo (acquisti, produzione, vendite,…), il sistema viene alimentato dai dati transazionali e predispone report, che successivamente vengono resi disponibili ed utilizzati. Esiste spesso una distanza tra la gestione del processo e l’utilizzo delle informazioni generate, distanza che molte volte porta ad un uso ridotto delle potenzialità a disposizione (contenuti e  strumenti) e all’utilizzo di elaborati artigianali da parte di utenti di riferimento che si riflette su minore efficienza e certificazione del dato. In generale questo rappresenta un’area di inefficienza strettamente legata alla soluzione tecnica e tecnologica, che può essere superata con una soluzione tecnica e tecnologia. La soluzione tecnica deve eliminare la distanza tra processo e analytics, in termini di utilizzo (devono condividere l’interfaccia) ed in termini di attualità (il dato visualizzato deve essere quello presente a sistema). La soluzione tecnologia deve mettere a disposizione strumenti che consentano di traguardare questo obiettivo.

S/4HANA Embedded Analytics

Per Embedded Analytics (EA) si intende la disponibilità di funzionalità di analisi all’interno del sistema stesso ed in questo articolo ci focalizzeremo sulla proposta SAP di Embedded Analytics, in particolare in ambito S/4HANA. S/4HANA nasce come moderno ERP votato alle soluzioni più innovative per quanto riguarda il processo, interfaccia utente e User Experience; il sistmea è progettato per sfruttare al massimo le capacità elaborative del DB in-memory HANA.

Gli Embedded Analytics sono rappresentati da un modello virtuale (Virtual Data Model) che mappa le informazioni tecniche di S/4HANA e da una serie di strumenti che consentono di avere subito funzionalità di analytics, rispondendo all’esigenza di ridurre la distanza in termini di usabilità (interfaccia) e di attualità (interrogazioni in real-time grazie al virtual data model).

Virtual Data Model, il cuore degli Embedded Analytics

L’obiettivo è quello di fare una mappatura delle strutture tecniche con un naming adeguato ai concetti di business trattati. Se ogni utente dovesse manipolare i dati di tabelle e campi, le informazioni risulterebbero accessibili solo a pochi tecnici. Il Virtual Data Model rappresenta queste mappature esponendo oggetti chiari e auto esplicativi. Il Virtual Data Model è responsabile delle mappature e delle interfacce a disposizione, che vanno dalle mappature più semplici all’applicazione di logiche complesse e routine articolate. Tutto questo è reso possibile dal Data Base HANA, che in pochi istanti esegue processi in precedenza troppo onerosi e che richiedevano pertanto elaborazioni in background e con piattaforme dedicate (ETL e datawarehouse). Il Virtual Data Model di S/4HANA produce sostanzialmente oggetti (query) interrogabili dagli strumenti interni a S/4HANA o da strumenti esterni dedicati alla BI tramite servizi o dati automaticamente generati.

Un elemento importante che funziona da acceleratore è la presenza di un ricco business content, attivabile tramite SAP Best Practice, che mappa i contenuti più significativi, costituendo un’ottima base per le prime attività di Analytics all’interno del sistema o per le estensioni necessarie al proprio business.

Funzionalità di Reporting & Visualizations in Embedded Analytics

Sintetizzando quanto fin qui evidenziato una soluzione di Embedded Analytics deve rispettare l’attualità dei dati reali e la user-experience, quindi condividere la medesima interfaccia. Vedremo nei prossimi paragrafi due strumenti presenti in S/4HANA che consentono di coprire esigenze di visualizations (KPI ed analisi top down) e di analisi libera (Analysis For Office) con avanzate funzionalità di integrazione con la suite Microsoft Office.

Smart Business

L’importanza di ridurre la distanza tra attività legata al processo e analytics che vede centrale il ruolo fondamentale svolto dalla suite Smart Business e che consente di utilizzare i contenuti esposti dalle CDS (il Virtual Data Model) creando KPI di sintesi e report di consultazione, fortemente mescolati nell’esperienza ERP classica. Una delle funzionalità maggiormente rappresentative è quella che esegue analisi top-down, dal KPI di sintesi a livelli di aggregazione sempre minore fino al singolo documento che lo compone. Una volta identificato un documento poter passare in modo semplice alla transazione per gestire l’eccezione o lavorare un particolare processo.

Nell’immagine che segue mostriamo un esempio di area (un catalogo) configurata per mostrare una serie di indicatori relativi alla gestione degli acquisti. L’intento è quello di dare la possibilità all’utente di configurare il proprio spazio di lavoro secondo le proprie necessità, in modo che al primo accesso il sistema dia subito evidenza dei processi prioritari delle attività aiutando l’utente nell’identificare il giusto ordine di lavoro del periodo.

Una volta rilevata l’attività prioritaria, cliccando sulla tile corrispondente al KPI passiamo ad un secondo livello di analisi in cui gli indicatori vengono ulteriormente ripartiti per determinate dimensioni di analisi. Già a questo punto il livello di analisi può essere configurato per essere maggiormente aggregato (livello categoria per esempio) o fine (livello di documento).

Le rappresentazioni possono essere di diversi tipi, grafico o tabellare, come di seguito rappresentato e ad ogni singolo elemento può essere associata un’azione finale. Ad esempio, identificato un fenomeno che voglio approfondire a livello di documento, il sistema mi permette di passare subito da questa visualizzazione analitica alla gestione stessa del documento.

Una suite integrata deve consentire non solo la realizzazione di queste funzionalità, ma soprattutto non deve richiedere skill tecniche particolarmente limitanti. Smart Business offre funzionalità in questo senso, consentendo all’utente non tecnico autonomia nella realizzazione degli step di analisi desiderati, creando: KPI, visualization e componendoli in quella che può diventare la Dashboard personale. Il KPI Modeler è uno strumento che consente la realizzazione di KPI sostanzialmente in tre livelli: un primo livello di sintesi (tile), un secondo livello di dettaglio (grafici o tabelle) e un terzo livello di next- action, dove è possibile legare un’azione ad un elemento del report come la visualizzazione degli ordini d’acquisto e la possibilità di aprire la gestione dell’ordine direttamente dal grafico.

Analysis For Office

Non servono approfondimenti per esprimere l’importanza della suite Microsoft Office e di MS Excel all’interno della maggior parte degli uffici gestionali. Analysis For Office è un add-in di MS Excel che consente di integrare i contenuti esposti da S/4HANA con le CDS all’interno dei documenti Excel, fornendo funzionalità di analisi multidimensionale sui dati e allo stesso tempo consentendo l’integrazione delle informazioni con le funzionalità native di Excel.

Oggi ogni utente del sistema è potenzialmente un utente di BI, in ogni processo dal più semplice al più complesso, la presenza di informazioni corrette ed attuali è un valore che può fare la differenza. Più contenuti sono a disposizione, più ricca e indirizzata è l’attività. S/4HANA porta già nativamente diversi aspetti innovativi e fondamentali in una piattaforma ERP moderna (performance, User-Experience, semplificazione dei processi, apertura all’esterno e adozione degli standard). L’attenzione che SAP ha posto nel progettare un sistema con al centro gli analytics ne rappresenta la classica ciliegina sulla torta.